6 formas de mejorar la productividad en el trabajo remoto

 

 

Si esto se repite cada día, las tareas importantes empiezan a avanzar más lentamente. Veamos seis formas sencillas de reducir estas pérdidas de tiempo y organizar mejor el trabajo.

 

1. Mantenga siempre presentes sus tareas y prioridades

 

La jornada laboral suele empezar con el correo electrónico o el chat. Junto con los nuevos mensajes, surgen peticiones, aclaraciones y pequeñas tareas que no estaban previstas. Como resultado, el trabajo importante pasa fácilmente a un segundo plano.

 

Por eso, lo primero es determinar qué es lo que realmente hay que hacer hoy. Por ejemplo:

• Enviar una propuesta comercial al cliente.
• Revisar la maqueta antes de pasarla al equipo de desarrollo.
• Preparar los datos para la reunión de mañana.
• Aprobar el material que está esperando un compañero.

 

Esta lista no debe incluir todo lo que hay pendiente. Basta con incluir en ella las tareas en las que hay que centrarse precisamente hoy.

 

Para el trabajo en equipo, una lista personal ya no es suficiente. Los plazos, los responsables y el estado de las tareas principales deben ser visibles para todos. De lo contrario, el nuevo plazo se queda en el chat, el archivo llega por correo electrónico y el cambio de responsable solo se discute durante la llamada.

 

Si el equipo necesita una herramienta común, puede ver en este artículo varias opciones de software para gestión de proyectos. Así podrá elegir la que mejor encaje con su forma de trabajar.

 

No obstante, la herramienta en sí no establecerá las prioridades del equipo. La lista debe actualizarse regularmente: marcar las tareas completadas, modificar los plazos y mantener en primer plano aquello que requiera atención en este momento.

 

 

2. Reduzca las reuniones innecesarias

 

En un equipo que trabaja a distancia, es fácil acostumbrarse a resolver casi cualquier asunto mediante una videollamada. ¿Hay que aclarar el estado de un proyecto? Una reunión. ¿Discutir un par de modificaciones? Otra más.

 

Varias videollamadas breves fragmentan rápidamente la jornada y dificultan la concentración en una tarea importante.

 

Si hay que aclarar una fecha, obtener una breve confirmación o comunicar una novedad, normalmente basta con un mensaje.

 

Es mejor reservar las videollamadas para situaciones en las que sea necesario:

• Tomar una decisión conjunta.
• Debatir un riesgo grave.
• Resolver desacuerdos.
• Cerrar un asunto que se lleva debatiendo demasiado tiempo por escrito.

 

Si, a pesar de todo, es necesaria una reunión, envíe con antelación el tema y los materiales. Invite solo a quienes realmente participen en el debate o en la toma de decisiones.

 

Tras la llamada, deje constancia inmediatamente del resultado: qué se ha decidido, quién se encarga del siguiente paso y en qué plazo.

 

 

3. Reserve tiempo para trabajar sin notificaciones

 

No todas las tareas se pueden realizar entre mensajes y llamadas. Un informe, unos cálculos, un texto o un documento extenso requieren tiempo sin interrupciones constantes.

 

Incluso un mensaje breve distrae la atención. Después de recibirlo, hay que volver a la tarea y recordar en qué punto se había quedado.

 

Por eso, para el trabajo complejo, conviene reservar de antemano un tiempo sin correo ni chat. Pueden ser cuarenta minutos o una hora y media, dependiendo de la tarea.

 

Durante ese tiempo, puede:

• Desactivar las notificaciones no imprescindibles.
• Cerrar el correo y el chat de trabajo.
• Retirar el teléfono de la mesa.
• Anotar las dudas que surjan y volver a ellas más tarde.

 

Es mejor acordarlo de antemano con el equipo. Así, los compañeros sabrán que la respuesta puede tardar en llegar y, para las cuestiones realmente urgentes, se puede utilizar un canal específico.

 

 

4. Acuerde cuándo se necesita una respuesta rápida

 

Al trabajar a distancia, el volumen de mensajes aumenta y es fácil considerar que todos son urgentes. Pero no siempre es necesario responder rápidamente.

 

Si un error paraliza el trabajo de un cliente, no se puede esperar. Si un compañero pide detalles sobre el orden del día de una reunión que tendrá lugar dentro de cinco días, la respuesta puede esperar perfectamente.

 

También conviene acordar de antemano qué es lo que el equipo considera realmente urgente. Es mejor reservar ese estado para situaciones que bloquean el trabajo, afectan al cliente o requieren una solución inmediata. Si todo se marca como urgente, esa etiqueta pronto dejará de tener sentido.

 

El equipo debe acordar cuánto puede tardar una respuesta y qué canal usar cuando algo urgente bloquee el trabajo. Así, nadie tiene que revisar el chat todo el tiempo y los mensajes importantes no se pierden.

 

 

5. No trabaje todo el día sin descanso

 

Cuando se trabaja a distancia, es fácil pasar varias horas sin levantarse apenas de la silla. Una reunión termina y la siguiente empieza en la misma pantalla. Con el tiempo, la atención disminuye: hay que releer los textos y las tareas habituales llevan más tiempo.

 

El INSST advierte de que la sobrecarga tecnológica y la conexión permanente pueden reducir el rendimiento laboral. El instituto también relaciona el uso excesivo de dispositivos digitales con riesgos para la salud mental, cardiovascular y musculoesquelética.

 

Por eso, a lo largo del día conviene desconectar del trabajo durante unos minutos. Puede dar un paseo, ir por un vaso de agua o, simplemente, estar un rato sin el móvil ni el portátil. Pasar de un documento de trabajo al correo electrónico en el móvil sigue siendo trabajar con una pantalla.

 

Si el teletrabajo se ha convertido en algo permanente, conviene revisar también el propio puesto de trabajo: la altura de la pantalla, la silla y la iluminación. Pasar varias horas al día en una postura incómoda también pasa factura rápidamente.

 

 

6. Separe el tiempo de trabajo del tiempo personal

 

En casa, la jornada laboral se alarga fácilmente hasta la noche. El portátil sigue ahí al lado, y el correo y el chat del trabajo están en el móvil.

 

Según datos del ONTSI, el 15,4 % de las personas ocupadas en España trabaja desde casa, la cifra más alta desde que existen registros. El mismo informe señala que garantizar la desconexión digital es importante para seguir desarrollando el teletrabajo.

 

Es mejor fijar de antemano el momento en el que termina la jornada laboral. Antes de terminar, basta con:

• Marcar las tareas completadas.
• Anotar lo que queda para mañana.
• Elegir la primera tarea del día siguiente.
• Cerrar los programas de trabajo.

 

Mucho depende también de los responsables. Si en la empresa es habitual escribir a última hora de la noche y esperar una respuesta, un horario formal no cambia gran cosa.

 

Un mensaje que no requiera una respuesta urgente se puede enviar por la mañana. Y, al terminar la jornada laboral, conviene guardar el portátil y retirar los documentos de la mesa.

 

 

Empiece por el problema principal

 

No hace falta cambiarlo todo de golpe. Elija aquello que ahora mismo le quita más tiempo al equipo: reuniones innecesarias, mensajes constantes, confusión con los plazos o falta de límites claros en la jornada.

 

Intente cambiar un proceso y observe el resultado. Si el trabajo resulta más fácil y rápido, mantenga esa norma. Si no es así, busque otra solución.