Procesamiento Tradicional vs Procesamiento Inteligente de Documentos: ¿Cuáles son las diferencias?

 El panorama hoy es totalmente diferente. Intelligent Document Processing (IDP) es un concepto que se ha introducido recientemente. Parece una idea compleja, pero básicamente consiste en usar una tecnología más inteligente para gestionar tareas difíciles. Antes de cambiar el sistema de archivo de su empresa, es importante conocer la diferencia entre los métodos tradicionales e inteligentes para gestionar documentos.

 

¿Qué significa el procesamiento tradicional de documentos?

 El procesamiento tradicional de documentos es el que la mayoría de las personas conoce, ya que ha sido la norma durante las últimas tres décadas. Este tipo de procesamiento requiere un importante trabajo humano y se apoya solo en reglas informáticas simples y rígidas.
 Aquí, el término captura de documentos es simplemente una forma más elegante de decir “escaneo”. Una persona toma el documento físico, lo pasa por el escáner y crea una imagen digital. Pero para una computadora, una imagen es solo una fotografía; en realidad no lee el texto del documento.
 Como la computadora no tiene “ojos”, una persona debe sentarse frente a la pantalla, observar la imagen del documento y escribir los datos en una base de datos. Este es el método manual y explica por qué se acumula tanto trabajo en las oficinas.

 

 

¿Qué significa el procesamiento inteligente de documentos?

 Intelligent Document Processing (IDP) es una tecnología que utiliza AI (Artificial Intelligence) para hacer más que simplemente ver un documento; realmente lo entiende.
 La captura de documentos bajo IDP es muy avanzada. La herramienta no solo toma una imagen; es capaz de leer el texto, clasificar el documento y extraer automáticamente los datos importantes. Es como si cada página fuera leída por un trabajador digital que luego la archiva en el lugar correcto.

 

 

Principales diferencias: una comparación simple

 Es aún más claro cuando vemos cómo estos dos enfoques realizan las mismas operaciones.

La tarea	Forma tradicional	Forma inteligente
Lectura de datos	Una persona los escribe manualmente.	La AI los lee y extrae.
Tipos de documentos	Solo puede manejar un diseño específico.	Puede manejar muchos diseños diferentes.
Manejo de errores	Difícil de detectar hasta que es demasiado tarde.	Detecta errores de inmediato.
Velocidad	Toma minutos u horas por archivo.	Toma segundos por archivo.
Aprendizaje	Permanece igual para siempre.	Se vuelve más inteligente cada vez que lee.

 

 

Cómo manejan la Captura de documentos (Document Capture)
 Document Capture, o como decimos en español, “captura de documentos”, es el primer paso. Es el método para introducir la información en su sistema.

 

La forma tradicional: Plantillas
 Originalmente, era necesario crear plantillas para todo. Básicamente, se le indicaba a la computadora: en la factura de este proveedor, el “Total Price” siempre estará en la esquina inferior derecha. Este método funciona hasta que la siguiente factura llega con el precio en la parte superior. Entonces la computadora se confunde, el flujo de trabajo se detiene y se necesita intervención humana.

 

La forma inteligente: Contexto
 La versión moderna no depende de plantillas rígidas. Se basa en la “comprensión”. La AI busca palabras como “Total” o “Amount Due”. No importa la posición, ya que estas palabras pueden estar en cualquier lugar del documento; la AI las identifica porque entiende su significado. Por eso no es necesario crear reglas personalizadas para cada proveedor.

 

Cómo manejan el Procesamiento de documentos (Document Processing)
 En el momento en que un documento se escanea, comienza el procesamiento de documentos, o en español “procesamiento de documentos, que verifica los datos y los envía al destino correcto.

 

La forma tradicional: Enrutamiento manual
 Después de introducir los datos, la persona aún debe presionar botones manualmente para enviar el archivo a la siguiente persona. “Esta es la factura del departamento de Marketing, la enviaré al gerente.” Si la persona olvida enviarla, el documento queda sin atención en el sistema.

 

La forma inteligente: Flujos automatizados
 Con el procesamiento inteligente, incluso el flujo documental se automatiza. La AI detecta la palabra “Advertising” y envía la factura al gerente de Marketing sin intervención humana. Si el gerente no aprueba en 48 horas, la AI envía un recordatorio.

 

¿Por qué debería importarle la diferencia?
 Puede preguntarse: “si el método antiguo funciona, ¿por qué cambiar?” La realidad es que ese método está drenando sus finanzas sin que lo note.

 

1. Menos errores
 Los humanos se cansan. Tras horas escribiendo números, es fácil cometer errores. Un solo cero extra puede causar problemas graves. Un sistema inteligente puede trabajar continuamente y mantener alta precisión.

 

2. Más económico
 Enviar a una persona a procesar 1.000 facturas es costoso. Un humano trabaja horas limitadas. Con un sistema inteligente, puede crecer sin contratar más personal para entrada de datos.

 

3. Más rapidez
 No tiene sentido que clientes o proveedores esperen una semana para una aprobación o pago. El procesamiento inteligente realiza el mismo trabajo en segundos. Esto mejora la satisfacción y las relaciones comerciales.

 

Cómo avanzar hacia la forma inteligente
 No es necesario cambiar todo de inmediato. Puede hacer cambios graduales:
 Paso 1: Identifique una solución que ofrezca captura de documentos impulsada por AI. Elimina la escritura manual.
 Paso 2: Enfoque primero los documentos más frecuentes, como facturas o recibos.
 Paso 3: Integre el sistema de gestión documental con otros softwares (por ejemplo, contabilidad o HR). Así se crea un flujo automático de extremo a extremo.

 

Reflexiones finales

 Procesamiento tradicional vs inteligente: la diferencia es que uno es trabajo manual y el otro es automatización.
 El procesamiento tradicional mantiene a su equipo atrapado en tareas repetitivas. El procesamiento inteligente utiliza document processing para liberar carga y permitir que los empleados se concentren en tareas de mayor valor como resolver problemas y atender clientes.
 En última instancia, ser inteligente no solo significa usar la tecnología correcta; significa hacer que su organización sea ágil, precisa y preparada para el futuro.