Optimización del registro de tiempos en la empresa

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El registro de tiempo es un instrumento de gran utilidad para mejorar la gestión empresarial. Dado que, permite conocer las horas de entrada, salida, días extras, de descansos y faltas del personal. Aparte de medir su desempeño laboral, entre otras cosas.

Pero, ¿cómo se puede optimizar?, esto depende en gran medida del método empleado. Entre las más acertadas están los software como PaperShift.com/es/control-horario.

Ideales por su facilidad de uso, flexibilidad y versatilidad.

No obstante, esto no es lo único que la organización debe hacer, también ha de analizar varios aspectos. Los cuales te mencionaremos a continuación. 

Uso del tiempo

Tal y como dice el dicho “el tiempo vale oro”.

Esto aplica para todo, en especial, cuando hay un horario específico para completar una cierta cantidad de tareas.

Por lo que es importante saber cómo aprovechar cada minuto en los quehaceres.

O sea que, para optimizar el registro, los responsables de un departamento, por ejemplo, deben observar y estudiar:

• Cómo los trabajadores afrontan sus responsabilidades: si se organizan y su forma de realizarlo.
• Qué actividades les dificulta más ejecutar.
• El modo de resolver y cuánto tardan en hacerlo.

Al mismo tiempo, se debe examinar la estructura jerárquica de la organización para determinar que haya una buena comunicación.

Teniendo estos datos, se puede analizar lo que hay que mejorar para rendir más.

Un ejemplo de ello podría ser, fijar un límite para completar una tarea. De esta forma, el empleado sabe que tiene que cumplir en un lapso concreto y deja espacio para otro quehacer.

Horas productivas

También hay que averiguar cuáles son los momentos donde más se labora.

Si bien se trabaja durante toda la jornada, existen unas horas puntuales en las que se efectúan tareas más significativas. Por otro lado, quedan espacios donde se labora menos y se pierde tiempo.

Entonces, es esencial saber si esto ocurre por una mala gestión del tiempo de los trabajadores o una organización inadecuada.

De cualquier forma, toca buscar la manera de llenar estos vacíos con horas de mayor productividad. Ya sea que haya que cambiar de personal o asignar mejor las tareas.

Acciones poco fructíferas o irrelevantes

Una empresa, sea grande o pequeña, siempre está en movimiento. Son múltiples los compromisos pendientes que día a día se deben cumplir.

Sin embargo, conviene descartar actividades que no aporten ganancia a la compañía. O quizás, destinar menos tiempo que pueda ser invertido en otras funciones.

En pocas palabras, para optimizar el registro de tiempos se debe indagar y determinar qué le suma y qué le resta a la organización.

Luego, eliminar tareas que aporten poco o nada para aprovechar ese minuto u hora en actividades que valgan la pena.

Software de gestión del tiempo

La mejor forma de optimizar el registro de tiempos es mediante la digitalización.

Utilizar hojas de papel, Excel o las máquinas de fichaje, son sistemas que han quedado en el pasado.

Un software diseñado para la gestión del tiempo es un método moderno, eficiente, rápido y fácil de manejar. Esto incluye a la empresa y personal.

Con la ayuda de estos programas, se puede hacer un seguimiento minucioso de cada una de las actividades que lleva a cabo un empleado.

Además, están disponibles en versión online o por medio de una app para usar desde tu PC, Tablet o móvil.

Entre lo que te permite, podemos destacar:

• La creación y pautas de registro.
• Almacenamiento de datos.
•  Resúmenes
• Evaluaciones detalladas.
• Descarga en varios formatos.

Y esa información recogida te puede servir para, más adelante, tomar mejores decisiones. De igual forma, detectan tareas que no son eficientes y trabajadores poco fructíferos.

Sin duda, es todo lo que necesitas en un solo sistema.